Gmail'den ya da hosting postasından kurumsal e-postaya kesintisiz geçiş

Geçiş günü posta kaybolmasın, kimse yarım gün e-postasız kalmasın: adım adım taşıma planı ve sık yapılan beş hata.

Kısa cevap: Kesintisiz geçişin sırrı sıralamadır: önce yeni kutular açılır ve eski postalar arka planda kopyalanır, sonra MX kaydı mesai dışında değiştirilir, en son aradaki fark ikinci turda alınır. Böylece geçiş günü gelen postalar kaybolmaz ve çalışanlar sabah aynı adresle yeni kutularını açar.

Adım adım plan

1. Envanter: tüm hesaplar, takma adlar (alias), yönlendirmeler, ortak adresler, kutu boyutları ve postayı kullanan cihazlar (yazıcı, web formu, muhasebe programı) listelenir.
2. DNS hazırlığı: MX kaydının önbellek süresi (TTL) geçişten bir gün önce kısaltılır; değişiklik dakikalar içinde yayılır.
3. Yeni kutular: Exchange Online'da kullanıcılar, takma adlar ve paylaşılan kutular aynı adreslerle açılır; alan adı doğrulanır.
4. İlk kopya: eski postalar, klasörler, takvim ve kişiler arka planda yeni kutulara kopyalanır. Bu sırada herkes eski sistemi kullanmaya devam eder.
5. MX değişikliği: mesai dışında MX kaydı Exchange Online'a çevrilir; bundan sonra gelen posta yeni kutuya düşer.
6. Fark kopyası: ilk kopya ile MX değişikliği arasında eski kutuya gelen postalar ikinci turda alınır.
7. Cihazlar ve kayıtlar: Outlook ve telefonlar yeni hesaba bağlanır; SPF, DKIM ve DMARC kayıtları yeni sisteme göre güncellenir.
8. Eski hesap: eski kutular birkaç hafta salt okunur açık bırakılır, sonra kapatılır.

Sık yapılan beş hata

1. Kopyalamadan önce MX'i değiştirmek: çalışanlar sabah boş kutuyla karşılaşır, eski postalar günlerce gelmez.
2. Takma adları unutmak: satis@ gibi takma adlara gelen postalar geçişten sonra geri döner.
3. İki SPF kaydı bırakmak: alan adında birden fazla SPF kaydı olması tüm postaların doğrulamadan kalmasına yol açar; tek kayıtta birleştirilmelidir.
4. Yalnızca postaları taşımak: hosting postasında kişiler ve takvim çoğu zaman ayrı tutulur; IMAP ile bunlar gelmez, ayrıca aktarılmalıdır.
5. Yazıcı ve formları unutmak: tarayıcıdan e-postaya tarama yapan yazıcı ya da sitenizin iletişim formu eski sunucu ayarlarıyla göndermeye çalışır ve sessizce durur.

Geçişten sonra

DMARC raporları birkaç hafta izlenir; sizin adınıza başka bir sistemin posta gönderip göndermediği görülür, sonra politika kademeli olarak engelleme moduna alınır. Bu sayede hem postalarınız istenmeyen klasörüne düşmez hem de başkası şirketiniz adına sahte posta gönderemez.

Nasıl yardımcı oluyoruz

Gmail ve Google Workspace, cPanel ve hosting postası ya da eski Exchange'den Exchange Online veya Microsoft 365 geçişini baştan sona uzaktan yürütürüz. Envanter, kopya, mesai dışı MX değişikliği, cihaz bağlama ve DNS güvenlik kayıtları tek planda yapılır; nerede olduğunuz fark etmez.