Keine verlorenen E-Mails am Stichtag und niemand einen halben Tag ohne Postfach: ein Migrationsplan Schritt für Schritt und fünf häufige Fehler.
Kurz gesagt: Das Geheimnis einer Migration ohne Ausfall ist die Reihenfolge: Zuerst werden die neuen Postfächer angelegt und alte E-Mails im Hintergrund kopiert, dann wird der MX-Eintrag außerhalb der Arbeitszeit umgestellt, zuletzt wird die Differenz in einem zweiten Durchlauf übernommen. So gehen am Stichtag keine E-Mails verloren, und die Mitarbeiter öffnen morgens ihr neues Postfach mit derselben Adresse.
Plan Schritt für Schritt
- Bestandsaufnahme: alle Konten, Aliase, Weiterleitungen, gemeinsamen Adressen, Postfachgrößen und Geräte, die E-Mails senden (Drucker, Webformulare, Buchhaltungssoftware).
- DNS-Vorbereitung: die TTL des MX-Eintrags einen Tag vorher verkürzen, damit sich die Änderung in Minuten verbreitet.
- Neue Postfächer: Benutzer, Aliase und freigegebene Postfächer in Exchange Online mit denselben Adressen anlegen; Domäne verifizieren.
- Erste Kopie: alte E-Mails, Ordner, Kalender und Kontakte werden im Hintergrund kopiert, während alle weiter das alte System nutzen.
- MX-Umstellung: außerhalb der Arbeitszeit wird der MX-Eintrag auf Exchange Online gesetzt; ab dann landen neue E-Mails im neuen Postfach.
- Differenzkopie: E-Mails, die zwischen erster Kopie und MX-Umstellung im alten Postfach eingingen, werden in einem zweiten Durchlauf übernommen.
- Geräte und Einträge: Outlook und Telefone werden mit dem neuen Konto verbunden; SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge werden angepasst.
- Altes Konto: die alten Postfächer bleiben einige Wochen schreibgeschützt offen und werden dann geschlossen.
Fünf häufige Fehler
- MX vor dem Kopieren umstellen: Morgens ist das Postfach leer, alte E-Mails fehlen tagelang.
- Aliase vergessen: E-Mails an Aliase wie vertrieb@ kommen nach dem Umzug zurück.
- Zwei SPF-Einträge stehen lassen: Mehr als ein SPF-Eintrag lässt die Authentifizierung aller E-Mails scheitern; sie müssen zu einem zusammengeführt werden.
- Nur E-Mails umziehen: Beim Hosting werden Kontakte und Kalender oft getrennt gespeichert; IMAP überträgt sie nicht, sie müssen separat übernommen werden.
- Drucker und Formulare vergessen: Ein Scan-to-Mail-Drucker oder das Kontaktformular Ihrer Website versucht es weiter mit den alten Servereinstellungen und hört still auf zu senden.
Nach dem Umzug
Die DMARC-Berichte werden einige Wochen ausgewertet, um zu sehen, ob andere Systeme in Ihrem Namen senden; danach wird die Richtlinie schrittweise auf Durchsetzung gestellt. So landen Ihre E-Mails nicht im Spam, und niemand kann im Namen Ihres Unternehmens gefälschte E-Mails senden.
Wie wir helfen
Wir führen den Umzug von Gmail und Google Workspace, cPanel- und Hosting-Postfächern oder älterem Exchange zu Exchange Online oder Microsoft 365 von Anfang bis Ende remote durch. Bestandsaufnahme, Kopie, MX-Umstellung außerhalb der Arbeitszeit, Geräteeinrichtung und DNS-Sicherheitseinträge laufen in einem Plan, egal wo Sie sind.