Nicht jeder braucht denselben Plan. Wie man unterscheidet, wer Microsoft 365 und wer nur Exchange Online braucht, und vier häufige Lizenzfehler.
Kurz gesagt: Exchange Online ist nur der Dienst für E-Mail, Kalender und Kontakte; Microsoft 365 ergänzt Office-Apps, Teams, SharePoint und OneDrive. Nutzen Ihre Mitarbeiter nur E-Mail, genügt Exchange Online. Wer mit Dateien, Dokumenten und Besprechungen arbeitet, braucht Microsoft 365. Beides lässt sich im selben Mandanten pro Benutzer kombinieren.
Der Unterschied in einer Tabelle
| Merkmal | Exchange Online Plan 1 | Microsoft 365 Business Basic | Microsoft 365 Business Standard |
|---|---|---|---|
| Postfach | 50 GB | 50 GB | 50 GB |
| Outlook | Web und mobil | Web und mobil | Desktop, Web und mobil |
| Word, Excel, PowerPoint | Nein | Web und mobil | Desktop, Web und mobil |
| Teams | Nein | Je nach Plan | Je nach Plan |
| SharePoint und OneDrive | Nein | Ja | Ja |
Werte mit Stand Oktober 2026. Microsoft ändert Planinhalte von Zeit zu Zeit, besonders ob Teams enthalten ist; der aktuelle Stand wird im Angebot bestätigt.
Wer braucht was?
- Mitarbeiter, die nur E-Mails lesen und schreiben (Außendienst, Lager, Fahrer, Schichtleiter): Exchange Online Plan 1.
- Wer Dokumente im Browser öffnet und an Teams-Besprechungen teilnimmt, aber kein Desktop-Office braucht: Business Basic.
- Büromitarbeiter, die Excel und Word intensiv am Desktop nutzen: Business Standard.
- Benutzer mit Firmendaten auf Laptop und Telefon, die Geräteverwaltung und erweiterte Sicherheit brauchen: Business Premium.
- Postfächer mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten: Exchange Online Plan 2 (erweiterbares Archiv, Beweissicherung).
Beispiel: ein Betrieb mit 20 Personen
8 Büromitarbeiter mit Business Standard, 2 Führungskräfte mit Business Premium, 10 Außendienstler mit Exchange Online Plan 1. Bedarfsgerecht verteilte Lizenzen halten dasselbe Sicherheitsniveau und vermeiden Lizenzen, die niemand nutzt. Gemeinsame Adressen wie info@ oder buchhaltung@ brauchen keine Lizenz; sie werden als freigegebene Postfächer angelegt.
Vier häufige Fehler
- Allen denselben Plan geben: Ein Außendienstler mit dem größten Plan trägt Lizenzen für Apps, die er nie öffnet.
- Gemeinsame Adressen als Benutzer anlegen: info@ braucht keine eigene Lizenz; ein freigegebenes Postfach genügt.
- Basic wählen und Desktop-Office erwarten: In Business Basic gibt es Word und Excel nur im Web und mobil.
- Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeiter vergessen: Vor dem Löschen sollte das Postfach in ein freigegebenes umgewandelt und die Lizenz freigegeben werden.
Wie wir helfen
Wir erfassen Ihre aktuellen Benutzer, prüfen, wer was nutzt, und empfehlen einen Plan pro Benutzer. Wir beschaffen die Lizenzen über einen Distributionskanal und übernehmen Einrichtung und Migration für Microsoft 365 und Exchange Online. Die Lizenzverwaltung ist Teil der monatlichen Betreuung.