Sie wollen die Firma wechseln, aber Serverpasswort, Domain-Konto und Firewall-Konfiguration liegen bei der alten. Eine Übergabe-Checkliste Schritt für Schritt und die Regel, nie wieder abhängig zu sein.
Die meisten Unternehmen, die mit ihrer Servicefirma unzufrieden sind, arbeiten noch eine Weile mit ihr weiter. Der Grund ist einfach: Passwörter, Lizenzen, Domain-Konto und Firewall-Regeln liegen bei der alten Firma, und die Angst „wenn wir gehen, steht das System“ schiebt den Abschied auf. Dabei ist eine Übergabe in der richtigen Reihenfolge eine geplante Arbeit von ein bis zwei Wochen.
Zuerst die Inventur
Ohne Liste dessen, was übergeben wird, gibt es keine Übergabe. Die neue Firma oder Sie selbst erstellen diese Liste:
- Server und virtuelle Maschinen: Administratorkonten der Betriebssysteme
- Verzeichnisdienst (Active Directory): Administratorkonto
- Firewall, Switches, WLAN-Controller: Verwaltungszugänge und Konfigurationssicherungen
- Domain-Registrierung, DNS-Verwaltung, SSL-Zertifikate
- Verwaltungsoberfläche des E-Mail-Dienstes
- Backup-Software, Backup-Ziele und Verschlüsselungsschlüssel
- Antivirus-/EDR-Konsole und Lizenzkonto
- Kamera-Rekorder, USV-Verwaltung, Druckerpanels
- Softwarelizenzen (Office, Buchhaltung, ERP) und die E-Mail-Adresse, auf die sie registriert sind
- Cloud-Konten und Zahlungsdaten
- Unterlagen: Netzplan, IP-Plan, SPS-Programme, Stromlaufpläne
Das Übergabeschreiben
Senden Sie der alten Firma eine schriftliche, datierte Übergabeanforderung: Zugangsdaten, Konfigurationssicherung und vorhandene Unterlagen zu jedem Punkt der Liste. Höflich, aber klar; das sind Ihre Werte. Die meisten Firmen verhalten sich professionell. Bei Widerstand prüfen Sie Kündigungs- und Herausgabeklauseln Ihres Servicevertrags; selbst ohne Vertrag zeigen die bezahlten Rechnungen, dass das installierte System Ihnen gehört.
Die erste Woche der neuen Firma
- Alle Administratorpasswörter werden geändert und in einem Passworttresor auf Ihren Namen abgelegt; das Hauptkonto gehört Ihnen, die Firma erhält ein Zweitkonto.
- Der Inhaber (Registrant) von Domain, DNS, SSL und E-Mail-Konten wird auf Ihre Firmendaten geändert.
- Lizenzen werden auf Ihre E-Mail-Adresse übertragen oder bei der Verlängerung auf Ihren Namen gekauft.
- Firewall- und Switch-Konfigurationen werden gesichert, die Regeln gelesen, unbekannte Fernzugänge geschlossen.
- Das Backup wird getestet, ob es wirklich funktioniert; bei den meisten Übergaben zeigt sich hier die erste Überraschung.
- Der Netzplan wird erstellt oder aktualisiert und Ihnen übergeben.
Die Regel, nie wieder abhängig zu sein
Nehmen Sie eine Klausel in den neuen Vertrag auf: „Alle Konten, Lizenzen, Konfigurationssicherungen und Unterlagen sind auf den Namen des Kunden registriert und werden auf Anforderung innerhalb von fünf Arbeitstagen herausgegeben.“ Eine Firma, die diese Klausel ablehnt, sieht Sie nicht als Kunden, sondern als Geisel.
SMB Teknoloji führt Übergaben im Vertrag oder als Einzelauftrag durch; am Ende der ersten Woche erhalten Sie Passworttresor, aktuellen Plan und den Bericht des Backup-Tests. Dieselbe Klausel schreiben wir in unsere eigenen Verträge: Auch der Abschied von uns muss genauso schnell gehen.